طراحی و حفظ برنامه های موثر و کارآمد کار چندان دشواری نیست؛  این به آن معنا نیست که اینکار اهمیت یا ارزشی ندارد. اتفاقاً توانایی این کار با ویژگی های مختلف در ارتباط است که در روند کارتان کمک بسیار خوبی برایتان خواهد بود: مثلاً مسئولیت پذیری و قابل اطمینان بودن.

برای ایجاد چنین توانایی در خود، فایده ابزارهایی مثل PDA غیر قابل انکار است اما این ابزارها نمی توانند به خودی خود روز کاری شما را اداره کنند. برای اینکه برنامه های کاری پرمشغله تان را که روی کاغذ یادداشت شده اند منظم کنید، نکات زیر می تواند کمک کننده باشد.

اهدافتان را آماده و مشخص کنید

به دقت اهدافتان را برای پیشامدهایی مثل جلسات کاری که در پیش رو دارید، در نظر بگیرید. به دقت کارهایی که می خواهید انجام دهید و سوالاتی را که احتمالاً میخواهی بپرسید را یادداشت کنید. اینکار باعث می شود برای تک تک کارها و اتفاقات موجود در برنامه تان به اندازه کافی وقت بگذارید.

همیشه وقت شناس باشید

سروقت بودن باید یکی از اولویت های زندگی شما باشد. این خصوصیت از جمله ویژگی هایی است که شخیت کاری شما را خیلی خوب جلوه خواهد داد. این به آن معنا نیست که وقتی شما دقیقاً سر وقت می رسید توقع داشته باشید دیگران هم همین کار را بکنند؛ این فقط نشان دهنده قابل اطمینان بودن شماست. این خصوصیت نشان می دهد که شما می توانید یک برنامه پرمشغله را خوب مدیریت کنید، برای وقت و توجه دیگران ارزش قائل هستید.

واقعگرا باشید

زمان مهمترین عامل است، از اینرو ارزیابی غیرواقعی فقط یک جلسه کاری بقیه برنامه تان را هم برهم زده و درنتیجه همه روزتان خراب خواهد شد. بعلاوه، بااینکه خوب است بعضی از جلسات و قرار ملاقات های ناخوشایند را زود ترک کنید، اما نمی توانید برنامه تان را اینطور طراحی کنید. به عبارت دیگر باید یاد بگیرید که واقعگرایانه برنامه ریزی کنید نه ایدآلگرایانه. زمان خود را برآورد کنید سپس 10 تا 20 درصد برای راهی که باید بروید، برهم خوردن جلسات و از این قبیل به آن اضافه کنید.

ایمیل تاییدیه بفرستید

برنامه ای که شامل جلسات و قرارملاقات ها با دیگران باشد، کمی کنترل امور را از دست شما بیرون می کند و بازده آن را به خطر می اندازد. کاری که برای برگرداندن آن کنترل می توانید انجام دهید این است که روز قبل یا صبح همان روز به طرف مقابل خود ایمیل بفرستید و قرارتان را با او تایید کنید.

وقت های میانی را هم در نظر بگیرید

روی کاغذ یا PDA برنامه خیلی خوب و کارآمد به نظر می رسد. اما واقعیت فرای اینهاست. باید برای مسیر رفت و آمد خود برای میتینگ های خارج از دفتر کارتان زمان در نظر بگیرید، یااینکه ممکن است روزها را با هم اشتباه کنید.

ار آنجا که ممکن است اضافه کردن جملاتی مثل "پیاده روی تا خیابان بالایی—سه دقیقه" هم مسخره و نشانه اختلال روانی به نظر برسد، باید برای این ساعت های میانی در ذهنتان برنامه بریزید.

مکالمات را رهبری کنید

صرفنظر از اینکه طرف مقابلتان در جلسه چه کسی است، سهم خودتان را با نشان دادن شخصیتی قوی، انجام دهید. به عبارت دیگر، بحثی را شروع نکنید که تا پایان روزتان را خراب کند. در این مسیر خیلی چیزها را باید تحما کنید و صبر داشته باشید. فقط سعی کنید مسائل را بدتر نکنید. پس هر بحث و گفتگوی بی مورد را برای نجات دادن وقت پرارزش خودتان خودتان قطع کنید.

رمز و راز برنامه ریزی

بااینکه هر روز 24 ساعت زمان داریم، اما یک برنامه بد و ضعیف می تواند اینهمه ساعت را خراب کند یا باعث شود بعضی روزها طولانی تر از روزهای دیگر به نظر برسند. اگر مشاهده کردید که روزهای کاریتان روز به روز طولانی تر و طولانی تر می شوند، احتمالاً وقتش رسیده است که کمی در برنامه تان تغییر ایجاد کنید.