حال که در عصر جدید ارتباطات قرار گرفته ایم، باید همواره آگاه باشید که نه تنها چیزهایی که می گویید می توانند بعدها برایتان مشکل ساز شوند، بلکه چیزهایی که می نویسید نیز می توانند مشکلاتی را برایتان درست کنند. با تشکر از رایانه های شخصی و لپ تاپ ها باید اذعان داشت که در ارتباطات حرفه ای نامه های الکترونیکی از جایگاه ویژه ای برخوردار می باشند. بر اساس آمارهای گرفته شده تنها در سال 2007 تخمین زده شده که تا به این لحظه در حدود 7/2 بیلیون e-mail در نقاط مختلف دنیا رد و بدل شده است. این رقم همچنان در حال افزایش است. از آنجایی که این نوع نامه ها کار ما راحت کرده اند و به آسانی در دسترس و قابل استفاده می باشند، باید دقت کنیم تا در فرستادن آنها دچار اشتباه نشویم.

 

در دنیای پیشرفته فن آوری امروزی هر چقدر بیشتر در مورد آداب e-mail زدن بدانید، احتمال بروز اشتباه از جانب شما کمتر خواهد شد و دیگران به چشم یک تازه وارد به شما نگاه نخواهند کرد.

 

زمانی که e-mail را به آدرس اینترنتی فرد مورد نظر فرستاده شود، دیگر هیچ راهی برای برگشت دادن آن وجود ندارد و به هیچ وجه نمی توانید اشتباهات خود را جبران کنید. در این مقاله قصد داریم تا شما را با چند نمونه از رایج ترین انواع اشتباهات و شیوه های جلوگیری از هر یک از آنها آشنا کنیم.

 

لحن غیر حرفه ای

 

زمانی که به صورت رو در رو با کسی صحبت می کنید، این امکان را دارید تا با استفاده از حرکات دست و بدن و پرستیژی که می گیرید، منظور خود را خیلی راحت تر به طرف مقابل انتقال دهید، اما هنگامیکه برای کسی نامه می نویسید، این لغات هستند که معنای نوشته ها را معلوم می کنند. به همین دلیل بهتر است تا آنجایی که می توانید از کلمات طعن آمیز و امضای بامزه خودداری کنید و از متون کاملاً رسمی بهره بگیرید و شوخی و خنده را بگذارید برای زمانی که یکدیگر را ملاقت می کنید.

 

باید توجه داشته باشید که متن نوشته شما با وجود جوک، واژه های عامیانه و غیر ادبی، مختل می شود. در دنیای کار و تجارت، e-mail نشان دهنده شخصیت و هویت کاری شماست، بنابراین لحن نامناسب نوشته سبب می شود تا شما را فردی فاقد صلاحیت تجاری جلوه دهد.

 

نکته: رعایت امر ادب و احترام یکی از نکات ضروری است، اما باید سعی کنید که حتی در این زمینه نیز تعادل را رعایت کنید. به این منظور می توانید ابتدا نامه ای را که قبلاً از فرد مورد نظر دریافت کرده اید را یک مرتبه بخوانید و آنرا با همان لحن پاسخ بدهید. اگر احساس کردید که آنها در متن خود درازه گویی کرده اند، پس شما هم می توانید یک چنین کاری انجام دهید، اما اگر نوشته آنها مختصر و مفید بود، شما هم حرفه ای عمل کنید و در چهارچوب تجارت مربوطه به آنها پاسخ دهید. کلمه هایی را که مورد استفاده قرار می دهید در نهایت دقت و مهارت انتخاب کنید و اینچنین تصور کنید که در حضورشان می خواهید حرف هایتان را بزنید.

 

فرستان جواب به همه (Reply to all)

 

این اتفاق برای همه شما افتاده، زمانی که یک نامه الکترونیکی برای تعداد بسیار زیادی از افراد فرستاده شده باشد، همه سعی می کنند تا در کارهای دیگری دخالت کرده و ببینند که نامه بجز خودشان برای چه افراد دیگری هم فرستاده شده. پاسخ به همه در آن واحد، یک اشتباه بزرگ محسوب می شود حتی اگر برای یکبار و آن هم به طور تصادفی رخ داده باشد. شاید جالب باشد که برای یکی از همکارانتان e-mail بزنید که نوشتن طرز تهیه دسر کارفرما در خبرنامه ماه جدید کار مزخرفی بوده، اما اگر اشتباهی آنرا برای همه اعضای شرکت بفرستید، آنوقت باید بنشینید و منتظر باشید تا کارفرما خودش دستور العمل جدید دسر شما را معین کند. این مورد چندان هم بد نبود، اما فکرش را بکنید که اگر یک مرتبه اطلاعات مهمی را به طور تصادفی برای ارباب رجوع بفرستید، چه اتفاقی روی خواهد داد؟ پس بهتر است تا آنجایی که می توایند از کلید Reply to all استفاده نکنید. این کلید درست مانند یک موش کوچک خانگی است که قابلیت تبدیل شدن به اژدها را دارد.

 

نکته: پیش از اینکه پاسخ دهید، ابتدا با خود فکر کنید که آیا اصلاً لازم است که همه پاسخ شما را بخوانند و بعد فکر کنید که چه کسانی به طور حتمی باید نامه شما را دریافت کنند. احتمالاً شما خودتان هم راغب نیستید که همه از اسرار تجاری شما با خبر شوند. بنابراین بد نیست که گاهگاهی به جای استفاده از کلید Reply to all از کلید reply استفاده کنید. اگر باید نامه را برای چند نفر می فرستادید، نام های آنها رابه ترتیب وارد کنید و تنبلی را بگذارید کنار. این کار شهرت بالایی را در پاسخ دادن به نامه ها از آن شما خواهد کرد.

 

تا اینجا که عالی است.

 

اطلاعات حساس و محرمانه

 

شاید e-mail بهترین گزینه برای انتقال اطلاعات مهم و حساس نباشد. در حقیقت باید بگوییم که به عنوان یکی از بدترین راهها محسوب می شود. حتی ارتقا دادن سیستم های جدید کامپیوتری باز هم قادر به جلوگیری از ورود هکر ها به سیستم عامل ها نیست و احتمال منقطع شدن پیام چه از جانب شما و چه از سوی گیرنده وجود دارد.

 

اگر احساس می کنید که e-mail شما همچنان محرمانه باقی خواهد ماند، باید به شما هشدار دهیم که یک مرتبه دیگر روی آن فکر کنید. بسیاری از کارخانه های بزرگ تجاری خط مشی های محکمی پیرامون این مطلب برای خود تبیین می نمایند و کلیه پیام ها را بر روی سرور اصلی کارخانه ذخیره می کنند و حتی اگر آنها را از روی رایانه خود پاک کنید، باز هم یک نسخه از آن بر روی سرور اصلی باقی خواهد ماند. تمام پیام هایی که از کامپیوتر شما فرستاده شده و شما دریافت کرده اید، به راحتی از طریق آدرس IP که موجود می باشد، قابل پیگیری است. E-mail در دادگاه به عنوان یک سند قانونی، قابل پذیرش بوده و می توان به آن استناد کرد. بنابراین زمانی که صحبت از حریم شخصی e-mail به میان می آید بهتر است که تصور کنید اصلاً یک چنین حوزه ای وجود ندارد.

 

نکته: زمانیکه از نامه های الکترونیکی استفاده می کنید به آنها به چشم یک نوع مدرک مستند قانونی و عمومی نگاه کنید. اگر مطلب کاملاً محرمانه ای در میان بود، سعی کنید از ارباب رجوع شخصاً دعوت بعمل بیاورید و حرف های خود را رو در رو بزنید؛ اما زمانیکه مجبور به استفاده از e-mail هستید، از اطلاعات مالی و اقتصادی حرفی به میان نیاورید و برای رمز دارد کردن نامه خود از نرم افزارهایی نظیر Centurion Soft و یا PGP استفاده کنید. با پرهیز از بیان مسائل سری در نامه های الکترونیکی خود را کاملاً حرفه ای نشان دهید.

 

عنوان نامه (Subject)

 

موضوع نامه به اندازه محتویات داخل آن ارزش و اهمیت دارد و بدترین حالت زمانی است که جای موضوع را خالی بگذارید. در طول روز افرادی که در زمنیه کار و تجارت فعالیت گسترده ای داشته باشند، تعداد بسیار زیادی نامه دریافت می کنند. نامه هایی که عنوان نداشته باشند، به هیچ وجه نظر خواننده را به خود جلب نکرده و فرد خواندن آنها را موکول می کند به زمانی که سایر کارهای خود را به طور کامل انجام داده باشد.

 

انتخاب موضوع نامه ها همچنین با پیشرفت پروژه های اجرایی نیز مشکل آفرین میشوند. اگر در ابتدا کار شما معرفی وب سایت بوده، اما در حال حاضر به مرحله ای رسیده باشید که باید  بازاریابی انجام دهید، خوانندگان تمایل ندارند که نامه های شما را با همان عنوان قبلی "سایت اینترنتی" دریافت کنند. عنوان نامه از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که به شما می گوید چه چیزهایی باید در نامه گنجانده شود.

 

نکته: پیش از هر چیز، هر طوری که شده باید برای نامه خود یک عنوان مشخص انتخاب کنید، اصلا هم مهم نیست که انجام این کار تا چه حد برایتان دشوار باشد. البته اینجا باید اشاره کنیم که منظور ما از انتخاب یک عنوان مناسب چیزی شبیه به: "سلام" و یا "چطوری" نیست، چرا که این عبارات هیچ گونه ارتباطی با موضوعی که شما می خواهید در نامه به آن اشاره کنید، ندارند. موضوع باید به گونه ای انتخاب شود که خواننده با اولین نگاه توجهش به آن جلب شود. از اینرو از لغات کلیدی استفاده کنید که بازتاب دهنده موضوع مورد بحث درون نامه باشند. همچنین زمانیکه کار از مراحل ابتدایی خارج شد و پروژه وارد مراحل پیشرفته تر شد، باید حتماً موضوع نامه های خود را مطابق با کارهایی که انجام می دهید، تغییر دهید.

 

فرستادن نادرست نامه

 

در حوزه پست الکترونیکی یکی از قدیمی ترین اشتباهات، فرستادن نامه به اشخاص نادرست است. این کار یک امر کاملاً غیر حرفه است، به ویژه اگر نامه شما فاقد لحن رسمی باشد. حتی از این بدتر آن است که در مورد یکی از همکارها مطالب طعن آمیز نوشته باشید و چون او در ذهنتان بوده نامه را برای خود او بفرستید. اگر جزء افرادی هستید که به کرات این اشتباه از آنها سر می زند دیگر نباید انتظار داشته باشید که شب عید در صندوق پست الکترونیکی خود کارت های تبریک دریافت کنید.

 

یکی از دلایلی که سبب یک چنین اشتباهی می شود این است که وقتی قصد فرستادن نامه را دارید، زمانیکه حروف اولیه آدرس اینترنتی آنها را تایپ می کنید، رایانه به صورت خودکار آدرس را کامل می کند. این امر سبب می شود تا درصد بروز اشتباه افزایش پیدا کند. حالا می فهمیم که سیستم فن آوری نوین آنقدرها هم که باید و شاید با ما صمیمانه رفتار نمی کند.

 

نکته: از آنجایی که محل تایپ آدرس گیرنده بالاتر از محل تایپ متن نامه است، ما به طور غریزی عادت داریم که ابتدا نام گیرنده را تایپ کنیم و بعد شروع به نوشتن متن اصلی نامه می کنیم. این امر برای ما مشکل ایجاد می کند چراکه ما مشغول فکر کردن در مورد نامه خود هستیم نه گیرنده. تحت این شرایط می بایست ابتدا نامه را بنویسید و زمانی که متن اصلی نامه تمام شد، آدرس اینترنی گیرنده را انتخاب کنید. این امر امکان بروز اشتباه را کاهش می دهد چراکه از نوشتن متن نامه رها شده اید و تمام توجه و تمرکزتان به آدرس گیرنده معطوف می شود. البته همیشه باید آدرس را دوبار چک کنید و یا حتی سه باره، تا بتوانید با خیال راحت بر روی کلید send کلیک کنید.

 

چک نکردن مداوم e-mail

 

از آنجایی که این روزها، نامه های الکترونکی به عنوان یکی از اصلی ترین ابزار ارتباطی به شمار می روند، این یک اشتباه بزرگی است که mail خود را به طور مکرر چک نکنید. زمانیکه این کار را به صورت مداوم دنبال نکنید، امکان بروز اشتباه تشدید می شود. اگر بخواهید تمام دانلودها و مرور کردن ها را به بعداً موکول کنید، ریسک پاک کردن سهوی مطالب مهم افزایش پیدا می کند و به نامه های مهم، آنقدر که باید و شاید اهمیت داده نمی شود.

 

این مشکل به ویژه برای کارمندانی که دارای چند آدرس ایمیل می باشند مطرح میشود. دیده شده که افرادیکه با چند آدرس ایمیل به ارباب رجوع پاسخ می دهند، درصد اشتباه بالایی دارند و این امر سبب بروز ضرر و زیان های بسیار زیادی در کار و تجارت می شود. ممکن است به دلیل چک نکردن یکی از ایمیل های خود متوجه خیلی موارد مهم در مورد بازار کار خود نشوید.

 

نکته: شاید با خودتان فکر کنید که بهترین راه حل در این زمینه محدود کردن آدرس های اینترنتی است، اما کاملاً اشتاه می کنید، اتفاقاً خیلی خوب است که برای مسائل شخصی و کاری دو آدرس اینترنتی مجزا داشته باشید تا سازماندهی و مرور نامه های دریافتی آسان تر گردد. اگر به اندازه کافی وقت ندارید تا همه آدرس ها پستی خود را چک کنید، می توانید از برنامه ای مانند Pooka استفاده کنید. برنامه فوق این قابلیت را در اختیار شما قرار می دهد که در آن واحد میل های موجود در چند آدرس اینترنتی مختلف را با هم چک کنید. با این کار در وقتتان هم صرفه جویی می شود. هیچ وقت اجازه ندهید که خواندن ایمیل ها بر روی حرفه شما تاثیر بگذارند. فقط کافی است که ببینید چه کسانی با شما تماس گرفته اند و چه چیزهای مهمی اشاره کرده اند.

 

 

به سرعت فرستادن

 

اگر بیش از اندازه عجله کنید ممکن است در متنی که می فرستید غلط های املایی و دستوری زیادی جود داشته باشد. پیامی که در آن اشتباه وجود داشته باشد، نگرش منفی را در مورد شما و شرکتتان در ذهن خواننده ایجاد می کند. اگر فرم اینترنتی پذیرش را هم پرمی کنید، باید حواستان باشد که غلط دیکته ای نداشته باشید، در غیر اینصورت بهتر است منتظر جواب نباشید.

 

اگر در فرستادن نامه بیش از اندازه عجله کنید، ممکن است پیوست را فراموش کنید، پیوستی که در نامه به آنها اشاره کرده اید، قول ضمیمه آنها را داده اید، اما یادتان رفته ضمیمه کنید. همکاران و مشتری ها تمایل ندارند تا وقت بگذارند و شما را متوجه نفرستادن چیزی که خودتان تصور می کنید فرستاده اید کنند.

 

نکته: اگر می خواهید خوانندگان به شما احترام بگذارند، شما هم باید به آنها احترام گذاشته و یک متن کاملاً حرفه ای تحویلشان دهید. سعی کنید نکات دستوری و املایی را به طور کامل رعایت کنید: به این معنا که متن مورد نظر را دو مرتبه به طور کامل بخوانید و از نرم افزارهای پیشرفته گرامر چک استفاده کنید. وقت بیشتری را روی نوشتن آنها صرف کنید، حتی الامکان کوتاه و مختصر باشند، از سرآغاز و متن خاتمه مناسب استفاده کنید و پیوست ها را هم پیش از اینکه متن نامه را بنویسید ضمیمه کنید. زمانیکه وقت نوشتن نامه را افزایش می دهید، خود به خود از تعداد اشتباهاتتان کاسته خواهد شد.

 

 

بقا در عصر دیجیتالی

 

عصر تکنولوژی یکی از بی نظیر ترین ابزارهایش با نام ایمیل را در اختیار ما قرار داده. به عنوان یک فرد حرفه ای همانطور که مراقب رفتارمان هستیم باید مراقب گفتارمان نیز باشیم. هر ایمیل جدید یک موقعیت برای بی نقص بودن و یا بالعکس مرتکب یک اشتباه فاحش شدن را پیش روی ما می گذارد. با در نظر گرفتن این مطلب می توانید مطمئن باشید که جلوی اشتباهات بزرگ را تنها با زمان گذاشتن، و انتخاب های آگاهانه بگیرید. از موارد مناسب بهره بگیرید و امید داریم که همه ایمیل های شما در کمال تخصص و شم حرفه ای می درخشند.